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La polémica de los "gastos" cuando eres autónomo

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Sabemos el riesgo que entraña la decisión de aventurarse a iniciar cualquier actividad empresarial. En el caso de los autónomos recae en una sola persona el esfuerzo por incrementar el negocio (ingresos) y cuando parece que vas en alza, llegan los impuestos... Es en ese preciso momento cuando surgen las quejas y las temidas preguntas al asesor: ¿HAS PUESTO TODOS LOS TICKETS QUE TE DI?. NO QUIERO PAGAR TANTO !!!!!. MI CUÑADO TIENE UNA EMPRESA Y PONE TODO COMO GASTO...

 TAGS:undefinedSí, tu cuñado podrá deducirse lo "que quiera". Déjalo... Vamos a ver qué puedes deducirte tú sin tener que estar pendiente de la visita de los señores de hacienda. La Ley es clara, los criterios de hacienda también y las arcas no están llenas con lo que, hoy por hoy, el colador de los "gastos" tiene poros microscópicos.

Para poder considerar que un gasto es deducible debe:

  • Estar vinculado a la actividad económica.
  • Estar convenientemente justificado mediante factura.
  • Estar registrado contablemente .

PRIMERA LECCIÓN: Tener la sana costumbre de pedir factura de todo a tu nombre. Los tickets o facturas simplificadas no son deducibles pues no permiten identificar quien ha realizado el gasto.

Vayamos un poco más allá. ¿Cuáles son los gastos más habituales que debe considerar el autónomo?.

SEGUNDA LECCIÓN: Hacer una lista de gastos por su naturaleza.

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Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas, material de oficina.
Sueldos y salarios y seguridad a cargo del empresario así como demás gastos de personal: costes laborales de empleados del autónomo así como sus gastos de formación, seguros de accidentes de trabajo, obsequios (cesta de Navidad,...).
Arrendamientos y cánones: alquileres, rentings.
Reparaciones y conservación.
Servicios de profesionales independientes: honorarios de otros profesionales.
Otros servicios exteriores: transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía,...
Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales.
Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda.....
Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad.

Sí, todos estos conceptos están muy bien pero y esos "OTROS GASTOS" que no me has dicho??!!... Ahí es cuando se traspasa la barrera invisible de la "afectación a la actividad".

El Local u oficina específico para la actividad no presenta ningún problema. Solo hay que hacer constar que ese es el lugar donde se realiza la actividad (al hacer el alta censal de la actividad concreta).Incluso es más podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.

Pero, ¿y si trabajo desde casa?. La habitación de 20 mts2 del fondo del pasillo, esa que ahora es mi "despacho", ¿es gasto?...

Sí. Díselo a hacienda indicando que  porcentaje del domicilio está dedicado a la actividad. (¿Lo normal?.  Una habitación o dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quieres tener problemas). Si afectas a la actividad un 20% del piso podrás deducirte gastos en ese mismo porcentaje (gas, luz, agua, ....) pero, CUIDADO, hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte "profesional" y la "privada" de la vivienda.

¿El teléfono móvil sí puedo, verdad?. Ahí está "mi oficina"...

Si sólo tienes una línea de móvil, Hacienda te permite imputar un 50% del gasto ya que considera que el 50% restante se dedica a llamadas relacionadas con tu vida personal. Así que si tu nivel de gasto por llamadas profesionales es muy elevado te puede interesar disponer de dos teléfonos, uno para la actividad profesional y otro para la vida personal.

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Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …)

A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.

Yo viajo mucho por trabajo y además tengo que invitar a comer a los clientes...

Por favor, que los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren, taxis, bus, metro) y los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas) NO SEAN A DIARIO NI EN FIN DE SEMANA. Vamos, que si te pilla el cliente fuera de casa al mediodía... pues no comes !!!...

Y en las comidas de trabajo limítate a la lógica de tu actividad y anota siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida. UNA BUENA AGENDA en que se anoten detalles de idas y venidas, reuniones y demás puede ser una "joya" en el momento de defenderte en una Inspección.

Esto seguro que sí me resta. Para ir a ver a los clientes me tengo que comprar traje, corbata, zapatos decentes y además necesito gafas...

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PUES ROTUNDAMENTE NO. Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. Eso sí, SI ERES UN ARTISTA, Hacienda admite una interpretación más flexible (aunque tal vez con un par de trajes de faralaes basta)...

 

TERCERA Y ÚLTIMA LECCIÓN:  Dejar las cosas claritas para no tener sustos y APUNTARLO TODO, a modo de diario confidente: cuándo, dónde, con quién y qué hago.  Y, fundamental, PONER UN POST-IT en la nevera a modo de recordatorio intimidante.

SI local solo para la actividad.

Trabajar en casa (cuidado con lo "grande" que es el despacho).

MEJOR 2 móviles que uno. Así desconecto uno en fin de semana !!!!...

LLEVAR UNA DETALLADA AGENDA para decir a dónde he viajado con mi coche, si he cogido otro transporte para ver a un cliente, los peajes y dónde me he alojado. Eso sí, los fines de semana no se trabaja y no nos pasemos con ser generosos e invitar a los clientes...

Y en cuanto al look... ir buscando calidad y presencia a buen precio que Hacienda no quiere enterarse de lo elegante que visito yo a mis clientes... Con lo que me gusta a mí primar la calidad a la cantidad !!!!...

 

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